CƠN ĐAU NGHẼN DÒNG TIỀN TẠI KHO VÌ "DỮ LIỆU CHẾT"
Trước năm 2018, với mô hình kinh doanh phân phối hàng nghìn mã hàng mực in và thiết bị văn phòng, Vmax đối mặt với nghịch lý: Kho luôn báo thiếu hàng để bán, nhưng dòng tiền lại bị chôn chặt vào hàng tồn kho. Nguyên nhân do hệ thống cũ quản lý độc lập bằng Excel và phần mềm kế toán rời rạc, dẫn đến:
- Nhân viên sales không biết chính xác tồn kho thực tế (On-hand available) tại thời điểm tư vấn, gây mất đơn hàng hoặc hẹn giao sai lịch.
- Việc tính toán định mức tồn kho tối thiểu (Min/Max) dựa hoàn toàn vào "kinh nghiệm" của thủ kho, dẫn đến lệch pha cung - cầu.
3 BƯỚC CẤU TRÚC LẠI MODULE INVENTORY TRÊN ODOO
Bước 1: Chuẩn hóa hệ thống dữ liệu gốc (Master Data) & Quy tắc Double-entry
Vmax loại bỏ hoàn toàn khái niệm "mất mát dữ liệu" bằng cách ứng dụng nguyên lý kế toán kép (Double-entry) của Kho Odoo: Hàng hóa không tự sinh ra hay mất đi, mọi dịch chuyển đều tạo ra một bút toán kho giữa các địa điểm (Locations). Chúng tôi định cấu trúc chính xác từ Kho tổng, Kho trung chuyển đến Kho hàng lỗi (Virtual Locations) để kiểm soát 100% đường đi của sản phẩm.
Bước 2: Kích hoạt quy tắc tái cung ứng tự động (Reordering Rules)
Thay vì đợi thủ kho báo cáo, Vmax cài đặt chế độ tự động trên Odoo:
- Hệ thống dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử (Lead time của nhà cung cấp và tốc độ tiêu thụ) để tự tính toán điểm đặt hàng tối ưu.
- Khi hàng tồn kho chạm mức tối thiểu (Minimum Quantity), Odoo tự động khởi tạo một bản nháp Yêu cầu báo giá (RFQs) bên module Mua hàng (Purchase)/ Sản xuất (Manufacturing).
Bước 3: Tích hợp Barcode số hóa hoạt động Kiểm kho & Pick-pack-ship
Vận hành thủ công bằng giấy tờ được thay thế 100% bằng thiết bị quét mã vạch tích hợp trực tiếp với app Odoo Mobile. Quy trình lấy hàng (Picking), đóng gói (Packing) và xuất kho (Shipping) được tối ưu theo tuyến đường ngắn nhất trong kho do phần mềm tự động tính toán.
KẾT QUẢ TÀI CHÍNH THỰC TẾ
Sau 6 tháng vận hành đồng bộ Module Kho:
- Giảm 28% chi phí vận hành kho bao gồm lãng phí nhân công, giảm tỷ lệ hàng hủy/hết hạn do áp dụng chuẩn quy trình FIFO (Nhập trước xuất trước).
- Tốc độ quay vòng vốn lưu động tăng 1.5 lần, giải phóng một lượng tiền mặt lớn để tái đầu tư vào các chiến dịch kinh doanh bứt phá.